5 Teil 5: V-Modell-Referenz Produkte

5.3 Produkte

5.3.13 Prozessverbesserung

5.3.13.3 Organisationsspezifisches Vorgehensmodell

Vorgehensbaustein: Einführung und Pflege eines organisationsspezifischen Vorgehensmodells

Verantwortlich: Prozessingenieur (bei Verwendung des Vorgehensbausteins Einführung und Pflege eines organisationsspezifischen Vorgehensmodells)

Aktivität: Organisationsspezifisches Vorgehensmodell erstellen, einführen und pflegen

Mitwirkend: Qualitätsmanager, Trainer

Sinn und Zweck

Das Produkt »Organisationsspezifisches Vorgehensmodell ist die Informationsquelle für alle prozessrelevanten Aspekte. Es enthält beispielsweise Prozessbeschreibungen und »Schulungsunterlagen, die den Einsatz der Prozesse in einer Organisation unterstützen. Das Produkt »Organisationsspezifisches Vorgehensmodell kann durch möglicherweise früher durchgeführte Prozessverbesserungen bereits mit Inhalt gefüllt sein. Es steht nach einer Überarbeitung auch wieder für nachfolgende Verbesserungsprojekte zur Verfügung.

Die Inhalte müssen für alle laufenden und zukünftigen Projekte leicht und einfach zugänglich sein. Dies kann zum Beispiel durch eine Infodrehscheibe im Intranet der Organisation ermöglicht werden. Dadurch bietet sich zusätzlich die Möglichkeit, weitere Informationen, wie Musterdokumente aus Projekten oder Tipps und Tricks, für jeden Anwender des Prozesses zur Verfügung zu stellen und Diskussionsforen einzurichten.

Wird erzeugt von

Bewertung eines Vorgehensmodells (siehe Produktabhängigkeit 4.2)

Hängt inhaltlich ab von

Verbesserungskonzept für ein Vorgehensmodell, Projektplan (siehe Produktabhängigkeit 5.10)

5.3.13.3.1 Prozessbeschreibungen

Die »Prozessbeschreibungen beinhalten die notwendigen Informationen, um die geforderten Prozesse im Projekt anwenden zu können. Der Aufbau einer Prozessbeschreibung kann dem V-Modell entsprechend gestaltet sein. Eine detaillierte Beschreibung ist im Teil »Grundlagen des V-Modells zu finden.

Bei den Prozessbeschreibungen sind, soweit relevant, Produkt- und Prozess-Standards, die national, international oder organisationsspezifisch gelten, zu berücksichtigen. Weiterhin sollte ein Styleguide für eine einheitliche Terminologie bei allen Prozessbeschreibungen sorgen. Weitere Vorgaben für die Prozessbeschreibungen sind dem »Realisierungskonzept zu entnehmen.

Beispielhafte Produktgestaltung

In einer Prozessbeschreibung können die folgenden Elemente enthalten sein:

• beteiligte Rollen
• berücksichtigte Standards
• Eingangs- und Ausgangskriterien
• Eingangs- und Ausgangsprodukte
• Entscheidungspunkte
• Produkte, die einer Qualitätskontrolle unterzogen werden müssen
• Prozessschnittstellen, z.B. zwischen Prozesselementen und mit externen Prozessen

5.3.13.3.2 Metrikkatalog

Ziel des Metrikkataloges ist es, organisationsspezifisch eine Grundlage für den einheitlichen Einsatz der »Metriken zu schaffen und damit die projektübergreifende Nutzung der Ergebnisse zu ermöglichen. Er liefert Unterstützung, um durch erprobte und für sinnvoll erachtete Metriken wiederkehrende Fragestellungen in Projekten zu beantworten.

Der »Metrikkatalog liefert damit einen Pool von Metriken, die in allen Projekten einer Organisation genutzt werden können beziehungsweise sollen. Eine Metrik beschreibt dabei ein quantitatives Maß für eine zu bestimmende Eigenschaft, zum Beispiel Zeit-, Kosten- und Qualitätsaspekte von Projekten, »Produkten und Prozessen.

Im Metrikkatalog werden für jede Metrik alle notwendigen Informationen aufgeführt, um diese »Metrik berechnen und auswerten zu können. Dies umfasst insbesondere:

• Messziele und die daraus abgeleiteten Fragestellungen,
• Definition der Metriken, die zur Beantwortung der Fragestellungen und damit zum Erreichen der Messziele beitragen,
• »Messdatentypen und die dafür notwendige Ablagestruktur und -prozeduren, die die Grundlage für die Berechnung der Metriken darstellen.

Beispielhafte Produktgestaltung

Ein Metrikkatalog kann wie folgt strukturiert und dargestellt werden:

Auflistung der Messziele und abgeleiteter Fragestellungen

Die Definition von Zielen gewährleistet, dass die Metriken ziel- und zielgruppenorietiert definiert werden. Die im Metrikkatalog durch Metriken abgedeckten Ziele und daraus abgeleitete Fragestellungen werden hier dokumentiert.

Beschreibung der Metriken

Die Metriken sind in Kapiteln bezüglich Zielen und Aspekten z. B. folgendermaßen gegliedert:

• Projektmetriken

  • Aufwands-/Kosten Metriken, z. B.

    • Kosten-Trend Plan vs. Ist
    • Aufwandsverteilung je Phase

  • Zeitmetriken

    • Meilenstein-Trend PLAN vs. IST

• Produktmetriken

  • Qualitätsmetriken

    • Fehlerfindung
    • Fehler Cycle Time
    • Requirementsstabilität
    • Revieweffizienz
    • Testeffizienz
    • Fehlerstatistiken
    • Codemetriken
  • Performance
  • Kundenzufriedenheit

• Prozessmetriken

  • Review-Kultur
  • Requirementsstabilität
  • Revieweffizienz
  • Testeffizienz

Jede Metrik kann z. B. folgendermaßen beschrieben werden:

• Titel / Name der Metrik: als Identifikator
• Ziel/Aspekt: welches der Projektziele bzw. welchen Aspekt deckt die Metrik ab, welche Fragestellung beantwortet die Metrik
• Erläuterung (wenn nötig): z. B. Angabe der Ausrichtung (Projekt, eine Projektphase, Vergleich mehrerer Projekte, etc.), welche Aussagen aus der Metrik abgeleitet werden können.

• Zielgruppe: die Empfänger und Nutzer der Metrik.

  • Es sind jene, die die Metrik(en) zur Entscheidungsfindung nutzen. Die Nutzer fordern die Metrikauswertungen an bzw. bekommen die Metrikauswertungen im Rahmen von Berichten.
• Definition: Berechnungsformel und textliche Beschreibung, wie die Metrik aus den Messdatentypen generiert wird.
• Messdatentypen: Auflistung der Messdatentypen, die der Berechnung der Metrik zugrunde liegt.
• Auswertung: in welchem Turnus die Metrik aktualisiert/erstellt wird (z. B. monatlich, Quartalsweise, nach jedem Systemtest)

• Verantwortliche:

  • zur Erstellung der Metrik; ist verantwortlich für die Erstellung der Metrik aus den definierten Daten zum gegebenen Zeitpunkt, z. B. für die Berichterstattung
  • Datenlieferanten; ist verantwortlich für die Ablage der Messdaten in der festgelegten Ablagestruktur
• Verwendung: Berichtstyp, Besprechungstyp in der die Metrikauswertung erscheint
• Darstellung: Angaben zur Darstellung der Metrik in der Metrikauswertung, z. B. Diagramm, Tabelle
• Erfahrungen (optional): Hinweise zur Eignung und den Grenzen der Metrik; wie einfach sind die benötigten Daten verfügbar/ermittelbar, was kann die Metrik nicht beantworten

Beschreibung der Messdatentypen

Messdatentypen sind die Eingangsdaten, die zur Berechung der Metriken benötigt werden. Sie werden getrennt definiert, da eine n:m-Beziehung zwischen Metriken und Messdatentypen besteht. Die konkret gemessenen Daten werden als Messdaten bezeichnet, während unter Messdatentypen die Definition verstanden wird.

Die Beschreibung der Messdatentypen umfasst z. B. folgende Aspekte:

• Titel/Name
• textliche Beschreibung
• Messzeitpunkte
• Datenquelle, z. B. aus Prüfprotokollen, Zeiterfassungstools, etc.
• Ablagestruktur für Messdaten; z. B. EXCEL-Tabelle, Fehlerdatenbank, Zeiterfassungssystem
• Verantwortlicher für die Erfassung und Ablage

5.3.13.3.3 Erfahrungsdatenbasis

Die Erfahrungsberichte des Pilotprojekts, der Projekte der Breiteneinführung und aller anderen Projekte werden in diesen Projekten im Rahmen eines »Projekttagebuchs erstellt und in der »Erfahrungsdatenbasis gesammelt. Bei der Erfahrungsdatenbasis muss aus Gründen des Datenschutzes darauf geachtet werden, dass Projektdaten vor unberechtigten Zugriffen geschützt sind.

In der Erfahrungsdatenbasis müssen unter anderem die Projekt- und Produktdaten, Design-Erfahrungen, aufgetretene Probleme, Fehler, Wechselwirkungen, Schulungsstand der Mitarbeiter, Rückkopplung und Verbesserungsvorschläge zu Prozessen und Schulungen sowie Ergebnisse und Auswertungen der »Metriken festgehalten werden.

5.3.13.3.4 Schulungskonzept

Aufgabe des Schulungskonzepts ist festzulegen welche Schulungen organisationsweit und welche im Rahmen einzelner Projekte durchgeführt werden. Als Basis dafür wird der Schulungsbedarf der einzelnen Projekte ermittelt. Organisationsweite Schulungen adressieren den allen Projekten gemeinsamen Bedarf. Weiterer Schulungsbedarf ergibt sich aus den strategischen Geschäftszielen und den Aktivitäten im Rahmen der Einführung und Pflege eines organisationsspezifischen Vorgehensmodells.

Das »Schulungskonzept beschreibt den Schulungsbedarf und die sich daraus ergebenden Schulungsinhalte. Zusätzlich zu den Schulungsinhalten werden auch die für die »Trainer notwendigen Fähigkeitsprofile definiert. Darüber hinaus werden die Schulungsmethodiken, Qualitätsstandards für das Schulungsmaterial und Bewertungsbögen für die Schulungen, ein »Ausbildungsplan und die benötigten Ressourcen, »Rollen und Verantwortlichkeiten festgelegt. Die Inhalte in der »Erfahrungsdatenbasis aus dem letzten Zyklus der Prozessverbesserungen werden dabei berücksichtigt. Das Ergebnis wird mit allen für die Umsetzung des Plans Verantwortlichen abgestimmt. Anschließend wird das Schulungsangebot in der Organisation veröffentlicht. Dies gilt sowohl für die Schulungen des Prozessteams als auch für die Schulungen im Rahmen der Pilotprojekte und der Breiteneinführung.

5.3.13.3.5 Schulungsunterlagen

»Schulungsunterlagen dienen dazu, im Rahmen von Schulungen den Projektmitarbeitern das für sie notwendige Wissen über den im Projekt eingesetzten Prozess zu vermitteln.

Die Schulungsunterlagen müssen so aufgebaut sein, dass sie erstmals zur Schulung der Mitarbeiter im Projekt zur Einführung und Pflege eines organisationsspezifischen Vorgehensmodells und im zugehörigen Pilotprojekt eingesetzt und anschließend als Standardschulung in das organisationsweite Schulungsprogramm eingegliedert werden können.

Als Ausgangspunkt für die Schulungsunterlagen dienen Mitarbeiterprofile, die notwendige Kenntnisse der Prozessthemen beschreiben. Daraus kann dann der Schulungsbedarf für einzelne Themen abgeleitet werden. Dementsprechend wird auch das »Schulungskonzept gestaltet. Zu den prozessrelevanten Themen, die für Mitarbeiter in einem Projekt zur Einführung und Pflege eines organisationsspezifischen Vorgehensmodells relevant sind, gehören:

• Profunde Kenntnis der jeweiligen Prozessgebiete, wie KM, QS, und im »Projektmanagement von IT-Projekten
• Profunde Kenntnis des basierenden Vorgehensmodells
• Inhalt und Vorgehen von Referenzwerken und Standards, wie »V-Modell XT, CMMI®, ISO 900x
• Planung und Steuerung von Entwicklungsprozessen
• Entwicklung eines tailorbaren Standard-Prozesses
• Prozess Management-Techniken, zum Beispiel Ursache-Wirkungs- und Pareto-Diagramme
• Entwicklung von Schulungen beziehungsweise Schulungsunterlagen
• Durchführung von Prozessschulungen
• Definition, Sammlung und Auswertung von Metriken
• Psychologie der Kommunikation von Prozessinhalten
• Einrichtung von Prozess-Teams
• Technologie-Wechsel in der Organisation
• Prozessänderungsverfahrenin der Organisation
• Coaching operativer Projekte und Kenntnis des operativen Projektes
• Moderatorentraining.

Die Schulungsmaßnahmen werden entweder intern vorbereitet und durchgeführt, oder durch Einbeziehung von externen Trainern und Kursen durchgeführt.

5.3.13.3.6 Organisationsspezifische Vorgaben und Informationen

»Organisationsspezifische Vorgaben und Informationen beinhalten organisationsweite Festlegungen und Vorgaben, die entsprechend zu beachten sind. Beispiele sind übergreifende Qualitätsmanagementvorgaben, Vorgaben hinsichtlich zu verwendender Methoden und Standards, Richtlinien zur Durchführung formaler Entscheidungen und Festlegungen der einzusetzenden Werkzeuge und Technologien.

5.3.13.3.7 Produktvorlagen

Für alle »Produkte, die im Rahmen des in den »Prozessbeschreibungen definierten Prozesses erstellt werden müssen, sind ausführliche Produktvorlagen und Beispielprodukte zu hinterlegen, zum Beispiel Dokument- und Programmiervorlagen.