5 Teil 5: V-Modell-Referenz Produkte

5.3 Produkte

5.3.3 Berichtswesen

5.3.3.4 Projekttagebuch

Verantwortlich: Projektleiter (bei Verwendung des Vorgehensbausteins Projektmanagement)

Sinn und Zweck

Das »Projekttagebuch dient als projektinterne Informationsquelle über alle wichtigen Projektereignisse und durchgeführten Projektentscheidungen. Damit ist der »Projektleiter stets in der Lage, über das bisherige Projektgeschehen - auch im Detail - Auskunft zu geben. Außerdem können die Projektmitglieder sowohl für die restliche Projektlaufzeit als auch für Folgeprojekte die gemachten positiven wie negativen Erfahrungen nutzen. Das Projekttagebuch wird laufend fortgeschrieben.

Wird erzeugt von

Projekthandbuch, Projektplan (siehe Produktabhängigkeit 4.13)

Hängt inhaltlich ab von

Kaufmännische Projektkalkulation, Kaufmännischer Projektstatusbericht, Projektabschlussbericht, Projektstatusbericht (siehe Produktabhängigkeit 5.18)

Projektstatusbericht, QS-Bericht (siehe Produktabhängigkeit 5.36)

5.3.3.4.1 Projekterfahrungen

Das Thema enthält die Dokumentation aller »Projekterfahrungen, die positiv wie negativ das Projekt beeinflusst haben, zum Beispiel die Projektausstattung, die Projektrisiken, das Einhalten von Vereinbarungen und die Form und Effizienz von Besprechungen. Darüberhinaus gibt es einen Überblick über alle wichtigen Projektereignisse und durchgeführten Projektentscheidungen.

Beispielhafte Produktgestaltung

Mögliche Punkte, aus deren Analyse evtl. Aussagen über den Projektfortschritt abgeleitet werden können, sind beispielsweise:

Die Ausstattung des Projektes mit Ressourcen,
die Projektrisiken,
die Motivation und das Engagement der Teammitglieder,
die Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber bzw. dem Auftragnehmer,
die Zusammenarbeit und der Umgang mit internen und externen Teammitgliedern,
die Form und Effizienz von Besprechungen,
die Konfliktbewältigung,
das Einhalten von Vereinbarungen,
die Termintreue aller Beteiligten,
das Qualitätsbewusstsein aller Beteiligten,
die Qualität, Zuverlässigkeit und Anwenderfreundlichkeit eingesetzter Hilfsmittel und Werkzeuge,
die Übersichtlichkeit, Verständlichkeit und Pünktlichkeit von Dokumenten aus dem »Berichtswesen,
die Effizienz der eingesetzten Prozesse und eventuell durchgeführte Prozessverbesserungen,
die Flexibilität bei Änderungen,
die Planungsgenauigkeit und
die Aktualität der erfassten Ist-Daten.

5.3.3.4.2 Erfahrungen mit dem Auftraggeber

Es sind alle positiven und negativen Erfahrungen, die im Rahmen des Projektes im Umgang mit dem Auftraggeber gemacht wurden, so objektiv wie möglich zu dokumentieren. Diese Aufzeichnungen können sich z.B. auf den Umgang bei Angebotsabgabe und Vertragsabschluss, die Zahlungsmoral, die Zuverlässigkeit bei Beistellungen beziehungsweise Zuarbeiten, das fachliche, prozessurale und Führungs-Know-how des Auftraggeberpersonals, die Termintreue, die Stabilität der Anforderungen und so weiter beziehen.

5.3.3.4.3 Erfahrungen mit Auftragnehmern

Siehe Erfahrungen mit Fertigprodukten in Produkt Projekttagebuch.

5.3.3.4.4 Erfahrungen mit Fertigprodukten

In diesem Thema werden die Erfahrungen mit externen Zulieferern dokumentiert. Bei der zukünftigen Auswahl von Zulieferern können diese Erfahrungen mit als Entscheidungsgrundlage dienen. Dabei sollte sowohl die Beschreibung des Auftrags als auch die Bewertung des Zulieferers nach verschiedenen Kriterien wie Zusammenarbeit, Qualität und Termintreue vorgenommen werden.

Diese Informationen werden an den »Einkäufer weitergeleitet, von diesem entsprechend verwaltet und bei der Auswahl zukünftiger Zulieferer berücksichtigt.