5 Teil 5: V-Modell-Referenz Produkte

5.3 Produkte

5.3.3 Berichtswesen

5.3.3.7 Kaufmännischer Projektstatusbericht

Vorgehensbaustein: Kaufmännisches Projektmanagement

Verantwortlich: Projektkaufmann (bei Verwendung des Vorgehensbausteins Kaufmännisches Projektmanagement)

Aktivität: Kaufmännischen Projektstatusbericht erstellen

Sinn und Zweck

Der »Kaufmännischer Projektstatusbericht dient zur Verfolgung der im Dokument »Kaufmännische Projektkalkulation geplanten Lebenszykluskosten sowie des monetären Projektergebnisses und damit zur Steuerung der Wirtschaftlichkeit. Durch den kaufmännischen Projektstatusbericht werden zumindest der »Projektleiter, der »Projektmanager und der »Lenkungsausschuss über die kaufmännische Lage des Projektes informiert. Die Anzahl und Häufigkeit der zu erstellenden »Produkte »Kaufmännischer Projektstatusbericht ist im »Projekthandbuch vorgegeben.

Die detaillierten Kostenbetrachtungen können in einigen Teilen vertraulich sein. Sie werden daher verdichtet in die Analyse der Planabweichungen des »Projekttagebuchs aufgenommen und in den Kostenteil des »Projektstatusberichts übernommen.

Wird erzeugt von

Projekthandbuch, Projektplan (siehe Produktabhängigkeit 4.13)

Hängt inhaltlich ab von

Kaufmännische Projektkalkulation, Projektabschlussbericht, Projektstatusbericht, Projekttagebuch (siehe Produktabhängigkeit 5.18)

5.3.3.7.1 Abweichungen der Planungskosten

Die »Planungskosten werden den im Dokument »Kaufmännische Projektkalkulation geplanten Soll-Kosten gegenüber gestellt. Etwaige Abweichungen werden dokumentiert sowie inhaltlich analysiert.

Aus den Abweichungen können Vorschläge für Änderungen abgeleitet werden, um die im Dokument »Kaufmännische Projektkalkulation geplanten »Planungskosten einzuhalten.

5.3.3.7.2 Abweichungen der Projektkosten

Die im Projekt angefallenen Ist-Kosten werden unter Berücksichtigung zusätzlicher Kostenfaktoren, wie z.B. Gemeinkosten und Zinsbelastungen, den im Produkt »Kaufmännische Projektkalkulation geplanten Soll-Kosten gegenübergestellt. Etwaige Abweichungen werden dokumentiert sowie inhaltlich analysiert.

Abhängig vom Fertigstellungsgrad werden die noch bis zum Projektende zu erwartenden Kosten, wie z.B. Personalkosten, Materialkosten und Reisekosten, ermittelt (Cost to Complete). Dabei werden zusätzliche Kosten wie beispielsweise Risikozuschläge, Zinsen und Finanzierungskosten mit eingerechnet. Aus diesen Daten können die Gesamtkosten bei Projektende (Cost at Completion) abgeleitet werden.

5.3.3.7.3 Abweichungen der Herstellkosten

Die später in der Fertigung anfallenden »Herstellkosten werden auf Basis der aktuellen Informationen neu kalkuliert und den im Produkt »Kaufmännische Projektkalkulation geplanten Soll-Kosten gegenübergestellt. Etwaige Abweichungen werden dokumentiert sowie inhaltlich analysiert.

Die »Herstellkosten werden dabei so weit detailliert, dass Kostentreiber bei einzelnen Systemelementen erkennbar sind. Aus Abweichungen können Vorschläge für technische Änderungen abgeleitet werden, um die im Produkt »Kaufmännische Projektkalkulation geplanten »Herstellkosten einzuhalten.

5.3.3.7.4 Abweichungen der Nutzungskosten

Die voraussichtlichen »Nutzungskosten werden den im Produkt »Kaufmännische Projektkalkulation geplanten Soll-Kosten gegenüber gestellt. Etwaige Abweichungen werden dokumentiert sowie inhaltlich analysiert.

Aus den voraussichtlichen Abweichungen können Vorschläge für technische Änderungen abgeleitet werden, um die im Produkt »Kaufmännische Projektkalkulation geplanten »Nutzungskosten einzuhalten.

5.3.3.7.5 Abweichungen der Wirtschaftlichkeit

Das erwartete Ergebnis wird auf Basis der aktuellen Informationen neu kalkuliert und dem im Produkt »Kaufmännische Projektkalkulation geplanten Soll-Ergebnis gegenübergestellt. Etwaige Abweichungen werden dokumentiert sowie inhaltlich analysiert.

Positive und negative Wirkungen von Abweichungen gegenüber den Planwerten müssen einander kompensieren. Sollte das geplante Ergebnis nicht erreicht werden können bzw. die Wirtschaftlichkeit nicht gegeben sein, müssen steuernde Maßnahmen vorgeschlagen und ergriffen werden.