5 Teil 5: V-Modell-Referenz Produkte

5.3 Produkte

5.3.7 Anforderungen und Analysen

5.3.7.1 Vorschlag zur Einführung und Pflege eines organisationsspezifischen Vorgehensmodells

Vorgehensbaustein: Einführung und Pflege eines organisationsspezifischen Vorgehensmodells

Verantwortlich: Projektmanager (bei Verwendung des Vorgehensbausteins Einführung und Pflege eines organisationsspezifischen Vorgehensmodells)

Produktattribute: extern, initial

Sinn und Zweck

Das Produkt dient als Entscheidungsgrundlage für das Management, ein Projekt im Rahmen einer »Projektfortschrittsentscheidung (Projektauftrag) zu genehmigen. Die Erstellung erfolgt nicht im Rahmen des V-Modells.

Zweck des Produkts ist die systematische Darstellung der Informationen und Daten, die deutlich machen, dass die Durchführung eines Projekts zur Einführung und Pflege eines organisationsspezifischen Vorgehensmodells notwendig, rentabel und nutzbringend ist.

Ausgehend von einer Projektidee beschreibt der Auftraggeber systematisch die Notwendigkeit eines Projekts. Dies erfolgt unter Berücksichtigung von Machbarkeits-, Finanzierbarkeits-, Markt- und Wirtschaftlichkeitskriterien.

Hängt inhaltlich ab von

Projekthandbuch, Projektplan (siehe Produktabhängigkeit 5.8)

Projektfortschrittsentscheidung (siehe Produktabhängigkeit 5.9)

Bewertung eines Vorgehensmodells, Verbesserungskonzept für ein Vorgehensmodell (siehe Produktabhängigkeit 5.11)

5.3.7.1.1 Ausgangslage

Die Ausgangslage stellt die Bewertung der Ist-Situation einer Organisationseinheit bzw. der gesamten Organisation einer Behörde oder eines Unternehmens bzgl. Prozessen dar. Dadurch wird ein Handlungsbedarf erkennbar, der zu einer Projektidee führen kann.

Das Aufzeigen von Fähigkeitslücken (d.h. der Unterschied zwischen erforderlichen Soll-Fähigkeiten und den tatsächlich vorhandenen Fähigkeiten) in einem Unternehmen bzw. in einer Behörde kann dringenden Handlungsbedarf zur Effizienzsteigerung bzw. Kosteneinsparung deutlich machen. Dieser Handlungsbedarf wird als Projektidee dargestellt und führt sehr häufig zu einem konkreten Projektvorschlag.

5.3.7.1.2 Bestehende Rahmenbedingungen

Es werden die Rahmenbedingungen beschrieben, die bei der Umsetzung der Projektidee von allen Beteiligten zu beachten sind. Dabei können die Rahmenbedingungen wie Haushalts- beziehungsweise Budgetsituation, vorhandenes Know-how, Gesetzesbestimmungen, Kooperationen, Partnerverpflichtungen und Termine Vorgaben für die Projektdurchführung machen.

Technische Rahmenbedingungen, wie einzuhaltende Standards und Richtlinien sind zusätzlich zu berücksichtigen.

5.3.7.1.3 Projektziele, Chancen und Risiken

Auf einem hohen Abstraktionsniveau werden die Projektziele und die damit verbundenen Chancen und Risiken des neuen Projekts beschrieben. Projektziele können zum Beispiel die Einführung neuer Prozesse, die Verbesserung der Prozess- oder Produktqualität, die Entwicklung einer gemeinsamen Verständigungsbasis innerhalb der Organisation, die Umsetzung von Standards oder das Erreichen eines bestimmten Prozessreifegrades sein.

5.3.7.1.4 Planung

In der Planung werden die organisatorischen beziehungsweise kaufmännischen Aspekte zur Projektdurchführung beschrieben. Die Projektorganisation, wie Matrixorganisation und Lenkungsgremien sowie die Verantwortlichkeiten im Projekt im Rahmen der Entscheidungsprozesse werden festgelegt.

Der »Projektleiter wird benannt und seine Aufgaben definiert. Verfügbare Ressourcen, verfügbare Finanzmittel sowie vorhandenes Fachpersonal werden bestimmt. Der Anfangs- und Endtermin für das Projekt wird festgelegt. Die Planung kann sich auf die in den Projektzielen erzielten Aussagen stützen. Dort werden zusätzliche Aussagen zu Machbarkeit, Finanzierung und Terminplanung gemacht.

5.3.7.1.5 Wirtschaftlichkeit

Das Thema Wirtschaftlichkeit enthält Kennzahlen, die die Rentabilität des neuen Projekts belegen. Dabei sind in dieser frühen Phase die »Schätzungen noch mit vielen Unsicherheiten behaftet. Die Angabe der Rentabilität kann beispielsweise über Kennzahlen wie Return on Investment, Effizienzsteigerung oder Kosteneinsparungen durch frühere Fehlererkennung erfolgen.