5 Teil 5: V-Modell-Referenz Produkte
5.3 Produkte
5.3.6 Ausschreibungs- und Vertragswesen
5.3.6.1 Ausschreibungskonzept
Vorgehensbaustein: Vertragsschluss (AG)
Verantwortlich: Ausschreibungsverantwortlicher (bei Verwendung des Vorgehensbausteins Vertragsschluss (AG))
Aktivität: Ausschreibungskonzept festlegen
Mitwirkend: Einkäufer, Projektkaufmann
Sinn und Zweck
Ausschreibungen der öffentlichen Auftraggeber unterliegen bestimmten Richtlinien wie »VgV, »GWB, »VOL, »VOF, »VOB, »UfAB III und »WiBe 21. Diese definieren, wann welche Form der Vergabe gewählt werden muss und wie der zeitliche Ablauf ist. Im »Ausschreibungskonzept wird ein rechtlich korrektes und inhaltlich sinnvolles Vorgehen für die Ausschreibung festgelegt.
Auch private Auftraggeber können unter Umständen im Sinne der EU-Vergaberichtlinien als öffentliche Auftraggeber zu bewerten sein (vergleiche GWB, insbes. § 98 und die VgV).
Will ein privater Auftraggeber »Angebote einholen ohne eine Ausschreibung durchzuführen, so kann dieses Produkt entfallen. Die »Ausschreibung entspricht dann einer Angebotsanforderung und unterliegt keinen gesetzlich vorgeschriebenen Reglementierungen.
Wird erzeugt von
Projekthandbuch, Make-or-Buy-Entscheidung (siehe Produktabhängigkeit 4.29)
Beispielprodukte
5.3.6.1.1 Überblick und Beurteilung der Alternativen
Es gibt verschiedene Möglichkeiten für das Vorgehen bei einer »Ausschreibung. In diesem Thema werden diejenigen Möglichkeiten aufgelistet, die das Vergaberecht zulässt. Anhand vorgegebener Kriterien, beispielsweise Auftragsvolumen und Auftragsart, werden die Vergabeverfahren bezüglich ihrer Anwendbarkeit beurteilt und die Ergebnisse festgehalten.
5.3.6.1.2 Auswahl eines Ausschreibungskonzepts
Hier werden die Ergebnisse aus dem Thema »Überblick und Beurteilung der Alternativen zusammengefasst und ein Ausschreibungsverfahren ausgewählt. Die Auswahl wird begründet und dokumentiert.
5.3.6.1.3 Organisation und Vorgehen bei der Ausschreibung
In diesem Thema wird die Durchführung der »Ausschreibung entsprechend dem gewählten Ausschreibungsverfahren detailliert geplant und ausgestaltet. Dabei müssen die zentralen Eckdaten wie Termine, Sperrfristen und benötigte Dokumente entsprechend konkretisiert und eingeplant werden. Im öffentlichen Bereich ist der Ablauf meist schon durch das gewählte »Ausschreibungskonzept vorgegeben. Von privaten Auftraggebern muss der Ablauf hier aber ebenfalls präzise festgelegt werden.
5.3.6.1.4 Verteiler für die Ausschreibung
Hier wird die Art und Weise der Verteilung der »Ausschreibung festgelegt. Dies können abhängig vom Ausschreibungsverfahren, durch einen Teilnahmeantrag, der hier zu dokumentieren ist, die zu verwendenden Veröffentlichungskanäle oder eine konkrete Liste potentieller Auftragnehmer sein. Dabei sollten zur Erstellung des Verteilers Informationen aus der Auftragnehmerdatenbasis des »Einkäufers mit einbezogen werden.
Bei öffentlicher Ausschreibung (nationales Verfahren) beziehungsweise bei offenem Verfahren (EU-weites Verfahren) kann diese Aufstellung potentieller Auftragnehmer entfallen.