5 Teil 5: V-Modell-Referenz Produkte
5.3 Produkte
5.3.7 Anforderungen und Analysen
5.3.7.2 Projektvorschlag
Vorgehensbaustein: Anforderungsfestlegung
Verantwortlich: Projektmanager (bei Verwendung des Vorgehensbausteins Anforderungsfestlegung)
Produktattribute: extern, initial
Sinn und Zweck
Die Erstellung eines Projektvorschlags dient als Entscheidungsgrundlage für das Management, ein Projekt im Rahmen einer »Projektfortschrittsentscheidung des »Entscheidungspunktes »Projekt genehmigt zu bewilligen. Die Erstellung erfolgt nicht im Rahmen des V-Modells.
Zweck des Projektvorschlags ist die systematische Darstellung der Informationen und Daten, die deutlich machen, dass die Durchführung eines Projektes notwendig, rentabel und nutzbringend ist.
Ausgehend von einer Projekt- beziehungsweise Systemidee beschreibt der Auftraggeber systematisch die Notwendigkeit eines Projekts. Dies erfolgt unter Berücksichtigung von Machbarkeits-, Finanzierbarkeits-, Markt- und Wirtschaftlichkeitskriterien.
Der Projektvorschlag bearbeitet Themen wie die Ausgangslage, bestehende Rahmenbedingungen, Projektziele und Systemvorstellungen, Chancen und Risiken sowie die Wirtschaftlichkeit.
Erzeugt
Marktsichtung für Fertigprodukte (siehe Produktabhängigkeit 4.3)
Hängt inhaltlich ab von
Projekthandbuch, Projektplan (siehe Produktabhängigkeit 5.1)
Projektfortschrittsentscheidung (siehe Produktabhängigkeit 5.3)
Anforderungen (Lastenheft), Lastenheft Gesamtprojekt (siehe Produktabhängigkeit 5.4)
Anforderungen (Lastenheft), Lastenheft Gesamtprojekt (siehe Produktabhängigkeit 5.27)
Beispielprodukte
5.3.7.2.1 Ausgangslage
Die Ausgangslage stellt die Bewertung der Ist-Situation einer Organisationseinheit bzw. der gesamten Organisation einer Behörde oder eines Unternehmens dar. Dadurch wird ein Handlungsbedarf erkennbar, der zu einer Produkt- bzw. Systemvision führen kann. Diese Vision kann dann zu einer Projektidee werden. Handlungsbedarf kann aufgrund verschiedener Projekt- oder Systemideen entstehen.
Das Aufzeigen von Fähigkeitslücken (d.h. der Unterschied zwischen erforderlichen Soll-Fähigkeiten und den tatsächlich vorhandenen Fähigkeiten) in einem Unternehmen bzw. in einer Behörde kann dringenden Handlungsbedarf zur Effizienzsteigerung bzw. Kosteneinsparung deutlich machen. Dieser Handlungsbedarf wird als Produkt- bzw. Systemidee dargestellt und führt sehr häufig zu einem konkreten Projektvorschlag. Ebenso kann ein Bedarf an Erneuerung und Verbesserung eines "technisch veralteten" Systems (sog. "Systemregeneration") oder das Erkennen von Marktchancen für ein neues Produkt bzw. System zu einer Projektidee führen. Entsprechende Daten müssen für den Projektvorschlag erarbeitet werden.
Forschungsprogramme oder Studien können ebenfalls Grundlage für Projektideen sein und werden in einem Projektvorschlag konkretisiert.
Beispielhafte Produktgestaltung
In der Ausgangslage werden beispielsweise folgende Informationen und Daten der zu untersuchenden Organisationseinheit im Hinblick auf die Projektidee beschrieben:
- Die Ist-Fähigkeiten der Organisation (was können wir?)
- Die Soll-Fähigkeiten der Organisation (was wollen wir können?)
- Ein Soll-Ist-Fähigkeitenvergleich (wo liegen die Defizite?)
- Ein Fähigkeitsvergleich nach vorgegebenen Bewertungskriterien
- Eine Skizze der Projektidee
5.3.7.2.2 Bestehende Rahmenbedingungen
Es werden die Rahmenbedingungen beschrieben, die bei der Umsetzung der Projektidee in konkrete Maßnahmen zur Realisierung eines Systems von allen Beteiligten zu beachten sind. Dabei können die Rahmenbedingungen wie Haushalts- beziehungsweise Budgetsituation, vorhandenes Know-how, Gesetzesbestimmungen, Kooperationen, Partnerverpflichtungen und Termine Vorgaben für die Projektdurchführung machen.
Technische Rahmenbedingungen, wie vorhandene Entwicklungsumgebungen und Plattformen, IT-Infrastruktur, einzuhaltende Standards und Richtlinien oder Vorgaben von Fertigprodukten, bilden zusätzliche (nichtfunktionale) Anforderungen für die Erstellung eines Systems.
5.3.7.2.3 Projektziele und Systemvorstellungen
Unter Projektzielen und Systemvorstellungen beschreibt der Auftraggeber auf einem hohen Abstraktionsniveau seine Vision des neuen Projekts beziehungsweise Systems. Projektziele und Vorstellungen zum System können verschiedene Themenbereiche betreffen, zum Beispiel die Einführung von Innovationen, das Definieren von Zielen (Qualitätsziele, Terminziele, Kostenziele), den Einsatz des Systems in seiner Einsatzumgebung sowie die Nutzung neuer, verbesserter Funktionalität.
5.3.7.2.4 Chancen und Risiken
Das Thema Chancen und Risiken enthält Informationen, die üblicherweise in Businessplänen der Industrie erstellt werden. Als Grundlage wird häufig ein anonymer Markt mit möglichen Kunden analysiert, die für die neue Produkt- bzw. Systemidee in Frage kämen. Deshalb sind die Inhalte dieses Themas mit gewissen Unsicherheiten und Unschärfen behaftet. Es werden die Chancen untersucht, mit dem Produkt bzw. System Erträge auf dem Markt zu erzielen. Neben den Chancen sind die Risiken zu analysieren, mit dem Produkt bzw. System im Markt zu scheitern und Verluste zu erzielen.
Beispielhafte Produktgestaltung
Beispiele für Chancen am Markt sind:
- die Kundenstruktur ist homogen (d.h. das Produkt bzw. System kommt mit wenigen Varianten aus), die Marktsegmentierung ist gering,
- Mitbewerber haben kein vergleichbares Produkt,
- die Marktentwicklung ist positiv,
- der Markteinstieg, -erschließung ist leicht,
- Das Ausmaß des Alleinstellungsmerkmals im Markt ist noch hoch.
Beispiele für Risiken bei der Produkteinführung sind:
- Die Finanzierung des Projektes ist nicht bis zur Marktreife des Produktes gesichert,
- Die erzielbaren Preise sind durch starken Wettbewerb zu niedrig,
- Die erwartete Akzeptanz durch Kunden ist gering,
- Es gibt Konkurrenzprodukte, die bereits gut eingeführt sind,
- Die Entwicklung des Produktes bzw. des Systems kann technisch Probleme bereiten.
5.3.7.2.5 Planung
In der Planung werden die organisatorischen beziehungsweise kaufmännischen Aspekte zur Projektdurchführung beziehungsweise Systementwicklung beschrieben. Die Projektorganisation, wie Matrixorganisation und Lenkungsgremien sowie die Verantwortlichkeiten im Projekt im Rahmen der Entscheidungsprozesse werden festgelegt.
Der »Projektleiter wird benannt und seine Aufgaben definiert. Verfügbare Ressourcen, verfügbare Finanzmittel sowie vorhandenes Fachpersonal werden bestimmt. Der Anfangs- und Endtermin für das Projekt wird festgelegt. Die Planung kann sich auf die in den Projektzielen und Systemvorstellungen erzielten Aussagen stützen. Dort werden zusätzliche Aussagen zu Machbarkeit, Finanzierung und Terminplanung gemacht.
5.3.7.2.6 Wirtschaftlichkeit
Das Thema Wirtschaftlichkeit enthält Kennzahlen, die die Rentabilität des neuen Projekts beziehungsweise Systems belegen. Dabei sind in dieser frühen Phase die »Schätzungen noch mit vielen Unsicherheiten behaftet. Die Angabe der Rentabilität kann beispielsweise über Kennzahlen wie Kapitalwert, Return on Investment, Umsatzschätzung, Kosteneinsparungen oder Effizienzsteigerung erfolgen.