5 Teil 5: V-Modell-Referenz Produkte

5.3 Produkte

5.3.1 Angebots- und Vertragswesen

5.3.1.2 Bewertung der Ausschreibung

Verantwortlich: Projektmanager (bei Verwendung des Vorgehensbausteins Vertragsschluss (AN))

Produktattribute: extern, initial

Sinn und Zweck

Die Bewertung der Ausschreibung ist die Grundlage der Entscheidung darüber, ob ein »Angebot erstellt werden soll oder nicht. Hierzu wird auf der Basis einer Analyse der in der »Ausschreibung definierten »Anforderungen (Lastenheft) ein grober technischer Lösungsvorschlag erstellt, eine Erfolgsstrategie erarbeitet, eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung im Hinblick auf die Rentabilität des Projekts durchgeführt, eine Festlegung der wesentlichen Vorgaben für die Angebotserstellung vorgenommen und das Bewertungsergebnis im Hinblick auf eine Entscheidung über Abgabe eines Angebots systematisch aufbereitet.

Erzeugt

Angebot (siehe Produktabhängigkeit 4.31)

5.3.1.2.1 Anforderungsanalyse

Die in den Ausschreibungsunterlagen enthaltenen »Anforderungen (Lastenheft) werden im Hinblick auf ihre wirtschaftliche und technische Machbarkeit, Aufwand und Wichtigkeit aus der Sicht des Anbieters untersucht und gegebenenfalls gewichtet.

5.3.1.2.2 Technischer Lösungsvorschlag

Im technischen Lösungsvorschlag wird auf der Basis der Anforderungsanalyse ein grober Entwurf des zu erstellenden Gesamtsystems erstellt. Dabei sollte die Zerlegung des Gesamtsystems soweit erfolgen, dass zuverlässige Aufwandsabschätzungen für die Angebotserstellung durchgeführt werden können.

5.3.1.2.3 Wirtschaftlichkeitsbetrachtung

In der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung wird zunächst die Rentabilität des Projekts (auch als Business Case bezeichnet) geprüft, und zwar im Hinblick darauf, ob das Projekt für den Auftragnehmer profitabel ist. Auf der Basis einer ersten kaufmännischen Projektkalkulation sind die voraussichtlichen »Projektkosten und »Herstellkosten abzuschätzen sowie eine »Wirtschaftlichkeitsbetrachtung durchzuführen.

Des Weiteren können auch Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen angestellt werden, die über den direkt erzielten Profit durch ein Projekt hinausgehen. So z.B., wenn zusätzliche Marktchancen entstehen können, eine Produktfamilie ergänzt wird, ein Entwicklungsteam qualifiziert wird, das Auftragnehmer-Image erhöht wird oder das zu erstellende System wieder verwendet werden kann.

5.3.1.2.4 Erfolgsstrategie

Dieses Thema legt diejenigen Erfolgsfaktoren des »Angebots fest, die die Auftragserteilung aus der Sicht des Auftragnehmers wahrscheinlich machen. Dabei sind die Organisationsstrategie, die Konkurrenzsituation, die Markt-/Kundensituation, die eigene technische Kompetenz, mögliche erkennbare rechtliche oder politische Einflüsse, mögliche Partner, die Verfügbarkeit der Ressourcen, erkennbare Risiken und Chancen sowie mögliche Varianten der Preisbildung zu berücksichtigen.

5.3.1.2.5 Organisation und Vorgaben zur Angebotserstellung

Für die Angebotserstellung werden Vorgaben gemacht, deren Ausgestaltung sich am voraussichtlichen Projektaufwand orientieren soll. Normalerweise ist bei einem »Angebot die Erstellung der erforderlichen Projektmanagementdokumente nicht notwendig. Nur in Ausnahmefällen, bei sehr großen Projekten, ist die Erstellung z.B. des »Projekthandbuchs, des »Projektplans und des »QS-Handbuchs für die Angebotserstellung vorzusehen.

Die Vorgaben zur Angebotserstellung enthalten Meilensteine, Termine, das Angebotsbudget und die Verantwortlichkeiten (wie z.B. der Angebotsmanager, die Aufgaben des Angebotsteams, die Einrichtung und Aufgaben eines Red-Teams (nicht am Angebot beteiligte Fachleute, die die Qualität des Angebots verbessern sollen) oder die Einrichtung der QS für das Angebot) sowie die Angebotsstruktur beziehungsweise das Layout.

5.3.1.2.6 Bewertungsergebnis

Die Ergebnisse der »Bewertung der Ausschreibung werden als Entscheidungsgrundlage für den Lenkungsausschuss so zusammengefasst und aufbereitet, dass eine eindeutige Entscheidung über die Erstellung eines Angebots getroffen werden kann.