5 Teil 5: V-Modell-Referenz Produkte

5.3 Produkte

5.3.13 Prozessverbesserung

5.3.13.2 Verbesserungskonzept für ein Vorgehensmodell

Vorgehensbaustein: Einführung und Pflege eines organisationsspezifischen Vorgehensmodells

Verantwortlich: Prozessingenieur (bei Verwendung des Vorgehensbausteins Einführung und Pflege eines organisationsspezifischen Vorgehensmodells)

Aktivität: Verbesserung eines Vorgehensmodells konzipieren

Mitwirkend: Qualitätsmanager

Sinn und Zweck

Das »Verbesserungskonzept für ein Vorgehensmodell legt die Rahmenbedingungen für die Prozessverbesserung fest. Es beschreibt, welche der im Produkt »Bewertung eines Vorgehensmodells festgelegten Maßnahmen umgesetzt werden sollen. Außerdem beinhaltet es Konzepte für die Pilotierung und Breiteneinführung eines organisationsspezifischen Vorgehensmodells und legt damit die Basis für die Einführung und Pflege des Modells.

Wird erzeugt von

Bewertung eines Vorgehensmodells (siehe Produktabhängigkeit 4.2)

Hängt inhaltlich ab von

Organisationsspezifisches Vorgehensmodell, Projektplan (siehe Produktabhängigkeit 5.10)

Bewertung eines Vorgehensmodells, Vorschlag zur Einführung und Pflege eines organisationsspezifischen Vorgehensmodells (siehe Produktabhängigkeit 5.11)

5.3.13.2.1 Zielsetzung und Managementunterstützung

In diesem Thema werden die Zielsetzung der angestrebten Verbesserung und die Managementunterstützung bei der Konzeption und Durchsetzung der Verbesserung dokumentiert. Die Zielsetzung leitet sich dabei aus der »Bewertung eines Vorgehensmodells ab. Sie kann beispielsweise die Einführung neuer Prozesse, die Entwicklung einer gemeinsamen Verständigungsbasis für alle Projektbeteiligten, die Umsetzung von Standards oder das Erreichen eines bestimmten Prozessreifegrades sein.

Die Unterstützung des Managements muss auf allen Ebenen jederzeit für alle Mitarbeiter erkennbar sein. Dies umfasst nicht zuletzt ein öffentliches Bekenntnis des Managements zur Durchführung des Verbesserungsprojektes, die Darstellung der geschäftlichen Relevanz der Prozessmaßnahmen und die Bereitstellung der benötigten Ressourcen für die Durchführung der Verbesserung.

Beispielhafte Produktgestaltung

Beispiele für die Beschreibung des Managementsupports sind:

• Darstellung der geschäftlichen Relevanz der Prozessmaßnahmen
• Einordnung der Prozessmaßnahmen in die Geschäftsstrategie der Organisation
• Welche Geschäftsziele sollen dadurch erreicht oder unterstützt werden
• Offener Umgang mit den Ergebnissen einer Prozessmessung
• Aktive Verfolgung der Prozessdefinition, Implementierung und Verbesserung aus Management-Sicht (z. B. Teilnahme an den Durchführungsentscheidungen)
• Offenes Bekenntnis gegenüber allen Mitarbeitern zur Prozessdefinition, Pflege und Verbesserung und aktives Verfolgen der gesetzten Prioritäten
• Bereitstellung genügender Ressourcen für die Durchführung der Aktivitäten in Form von Budget, Personal, Training und Infrastruktur (Büro, Tools, Mail etc.).
• Auswahl, Betreuung und Förderung von Pilotprojekten, die Prozessverbesserungen erstmalig umsetzen
• Inkraftsetzen des Standard-Prozesses

Zur weiteren Unterstützung sind zusätzlich z. B. folgende Punkte möglich:

• Transparenz der Management Berichterstattung (z .B. Balanced Score Cards und Metriken)
• Auslobung von Incentives
• Zielvereinbarungen in allen Hierarchieebenen.

5.3.13.2.2 Anforderungen

In den Anforderungen sind die priorisierten Maßnahmen aufgelistet, die tatsächlich in diesem Prozessverbesserungsprojekt umgesetzt werden sollen.

Es handelt sich dabei um eine Teilmenge der Maßnahmen aus der »Bewertung eines Vorgehensmodells. Diese Teilmenge wird einerseits durch die in der »Bewertung eines Vorgehensmodells getroffenen Priorisierung, andererseits durch übergeordnete Geschäftsziele bestimmt.

5.3.13.2.3 Realisierungskonzept

Das »Realisierungskonzept beschreibt das Vorgehen zur Umsetzung der in den »Anforderungen vorgesehenen Maßnahmen im Detail. Im Realisierungskonzept kann beispielsweise dargestellt werden, welche Prozessteile überarbeitet werden, wie diese Prozessteile erstellt werden und welche Schnittstellen und Abhängigkeiten zu anderen Prozessen es gibt. Aus dem Realisierungskonzept leiten sich auch Anforderungen an die Schulungen der Mitarbeiter ab. Außerdem wird im Realisierungskonzept das Vorgehen zur Breiteneinführung des organisationsspezifischen Vorgehensmodells beschrieben.

5.3.13.2.4 Pilotierungskonzept

Das »Pilotierungskonzept ist ein für das oder die Pilotprojekte angepasstes »Realisierungskonzept. Im Pilotprojekt werden möglicherweise nur Teile des Realisierungskonzeptes umgesetzt. Diese werden dann entsprechend im Pilotierungskonzept detaillierter ausgearbeitet. Das Pilotierungskonzept wird mit dem Management abgestimmt und enthält alle notwendigen Informationen, um die Verbesserung im Rahmen des Pilotprojektes erproben zu können, zum Beispiel Benennung der Betreuer für die Begleitung des Pilotprojektes, Festlegung der Kommunikation zwischen dem Pilotprojekt und dem Prozessverbesserungsprojekt und Planung zusätzlich notwendiger Maßnahmen im Pilotprojekt, beispielsweise Schulungen und Berichterstattung.